Легло № 1
правила бизнес кореспонденция
Ами да започнем с благодарствено писмо или комплимент: "Олга, благодаря за отговора".
Пишете лесен, разбираем език. Избягвайте да използвате kantselyarizmov и клишета, "сега", "Аз Представяме на Вашето внимание", "сътрудничество при взаимно изгодни условия", "високо", "избягване", "поради" и т.н.
Пишете лесен, разбираем език. Избягвайте да използвате kantselyarizmov и клишета, "сега", "Аз Представяме на Вашето внимание", "сътрудничество при взаимно изгодни условия", "високо", "избягване", "поради" и т.н.
За да се фокусира вниманието си върху важните аспекти на писане, като се започне едно изречение с името: "Александър, моля изпратете акт на помирение ...".
Ако отговорите на няколко въпроса - цитат или да ги спомена накратко съдържанието на този въпрос, за да стане ясно какво е заложено на карта.
Реагират на недоволство или агресия от страна на клиента тихо покаже намерението си да му помогне да се справи със ситуацията.
Избягвайте чувствителни или поверителни теми. Писмо може случайно да стигнем до друг служител, отколкото можете да поставите на клиента в неудобно положение.
Кажете на клиента, който е получил писмото му.
В бизнес кореспонденция направен за да отговори на писмото не по-късно от 3 часа. Ако не сте в състояние да реши проблема веднага - информира клиента, когато можете да го направите.
Избягвайте писане на клиентите през почивните дни и официалните празници, а в понеделник сутринта или в петък вечерта. Изключение: Ако преди това сте се споразумели за това с клиента; ако имате спешна работа, която не може да бъде отложено.
Той се смята за неучтиво да изпрати много писма в един ред. Изключение: Ако сте изпратили писмо и видях, че информацията в него е непълна или неуместен - можете да изпратите след него още едно писмо с допълнения и извинение.
Автоматичен отговор за получаване на писма в съвременната бизнес кореспонденция не се използва.
Postscript употреба не се приема в бизнес кореспонденция.
предмет
Означава непременно, че сюжетната линия. Темата трябва да отговаря на съдържанието. Ако знаете името на човека, който пише или пост - да ги посочите в сюжетната линия.
марка
маркирани като "Важна" може да се използва за специални съобщения. Прочетете поиска потвърждение по-добре само в изключителни случаи.
- поздрав;
- стенограмите сюжетната линия;
- препис на въпроса;
- прекратяване (призив за действие).
Златното правило: една буква - една тема - един разговор.
подпис
Сложи си подпис и само основните текущи контакти. Опитайте се да запазите в рамките на 3-5 линии.
Разработване на корпоративни стандарти на бизнес кореспонденция. Това ще помогне за регулирането на процеса на кореспонденция с клиенти и служители, за да се избегнат грешки, които биха могли да повлияят на продажбите и имиджа на вашата компания.