Уверете се, че запазването на автентични електронни документи

Осигуряване на дългосрочно съхранение на оригиналния електронен документ - по-скоро тесен аспект на управлението на документите. Въпреки това, задачата е неизбежно се сблъскват повечето български организации, които определят не само от спецификата на работата си, но и характеристиките на бизнес средата, която днес е немислимо без електронни документи. Електронният документ е създаден първоначално в електронна форма и затова не разполага с оригинална хартия. Той отива в електронна среда, както и в хода на стопанската дейност на организацията е в процес на редица промени. В тази връзка, специалистите повдига запознат въпрос в областта на управление на документи и архиви: как да се гарантира безопасността на оригиналния документ в електронен вид?

Какво е най-оригиналния документ

Според Наталия Hramtsovsky, сценарият ще бъде по-правилно да се признае един обект, който е създаден, той е напълно завършен и е подходящ за употреба по предназначение. Броят на копията не е определяща. Подобна позиция се поддържа от много международни експерти. Например, Luciana Дюранти от Университета на Британска Колумбия (Канада), каза, че скриптът трябва да има за основна, пълнота и ефективност.

Гарантирането на автентичността на електронен документ - запазването на ключовите му характеристики

Интегритет на документа е свързано с пълнотата и неизменността на неговото съдържание.

Подходящ за използване се счита за документ, който може да се намери, възпроизвеждане и т.н. Последното изискване е свързано с проблема за излизане от употреба на формати, медии, софтуер и хардуер.

Как да се гарантира запазването на нейните ключови части от документ

Предвид спецификата на електронен документ, трябва да е наясно с важността на запазване на информация, съдържание (Съобщения). Тази практика съществува в света, тъй като 1960-те години, включително и България. Въпреки това, в началото той не е свързан с правните документи и научни бази данни. Днес е широко известни такива методи осигуряват дълготрайно съхранение на информация, като например превръщане, миграция и емулация.

В допълнение към съдържанието (съдържание), специалист по управление на документи или на архивиста трябва да предостави правно значение и доказателствена стойност на документа. Както показва практиката, тази задача е свързана с редица технически и технологични проблеми.

Често възникват трудности, когато необходимостта от повторно валидиране на електронните подписи и други данни, свързани с документа. Например, една компания може да получите в трудна ситуация, след като сертифициращ орган, издал сертификата за CE, ще бъде ликвидиран, и отнемането на сертификат - ако в същото време по някаква причина, компанията не поддържа списък на прекратените удостоверения. Колкото повече време, изтекло от получаването на сертификата, толкова по-вероятно да остане без доказателства.

Компромис на криптографски алгоритми (шифър разкриването изцяло или неговите елементи, в резултат на което е възможно, например, да се създаде фалшиви документи, които ще отговарят на "електронен" подписването на този документ - така наречената "конфликт") също може да доведе до загуба на доверие в документите и, като резултат, проблеми с признаването на тяхната автентичност.

Важно е да се гарантира, че правното значение и доказателствена стойност на документите е запазването на метаданни. Също така, не подценявайте документите за връзката им като единна система. Ако електронен документ, ще бъдат изложени на населението като цяло, а след неговата автентичност, дори при наличието на електронен подпис може да бъде разпитан.

Информация за веригата на пазители на документ - още един елемент, за да се провери. В случай че документите се съхраняват - в съмнителен фирма или данък на център за данни услуги? Отговорът на този въпрос ще играе важна роля в определянето на статута на документите.

INTERPARES: оцеляла оригинален електронен документ не може да бъде

Водещи експерти от държавата за управление на промишлеността на документа: днес надеждни решения и алгоритми, които поддържат в експлоатационно състояние на оригиналния електронен документ, все още не съществува. Ето защо, за да се гарантира дългосрочното опазване на оригиналния електронен документ (75 или повече години), докато се запазят основните му характеристики, както и правното значение и доказателствена стойност е невъзможно. Съхранявана скрипт губи своята "ефективност" и рано или късно се превръща в "музей на артефакти."

Това, по-специално, според проучване, проведено в рамките на проекта INTERPARES. Основният извод, който да се извлекат от тези доклади може да се изрази по следния начин: това е невъзможно да се поддържа електронния документ непроменена, но можете да го запази способността да се възпроизвеждат, което е възможност за създаване и поддържане на използваеми заверени копия на електронни документи, които в идеалния случай ще има скрипт, равна валидност. Тази идея е в основата на методите за преобразуване и миграцията, който се използва в много публични архиви в света.

В действителност, този подход е добре известно, за да ни прераждане практики в новата технологична среда. Нотариална заверка на документи, работа с избледняване текстове в бизнеса с архиви (създаване на заверено копие от напълно нечетлив документ, който е вграден в акт на мястото на оригинала) и дори "миграция" на древните хроники (създаване копия от тях под формата на списъци) е съществувала и съществува в една и съща концептуална платформа " пресъздаде и поддръжка. "

промени закона

Затруднения при осигуряването на дългосрочно съхранение на електронни документи, са оригинали, не само в техническите и технологичните самолети, но също така и в правната сфера. това законодателство България трябва да бъде изменен.

На първо място, трябва да се признае (и да го поправим на нивото на закона), че се гарантира дългосрочното опазване на електронни оригинали невъзможно. Вместо това, практикуващи усилия трябва да бъдат насочени към е да се гарантира създаването и съхраняването на заверени копия. На второ място, на необходимите регулаторни принципи, които гарантират дългосрочното съхранение на електронни документи, без да се засяга тяхното правно значение и доказателствена стойност. В този случай ние говорим за принципи, а не на технологии, които се променят средно на всеки пет години.

На трето място, трябва да бъде дадено правото да извършва преобразуването на електронни документи, създаване на законно съответните копия на документите и да ги удостовери файловете. Тези копия трябва да се използват в бизнеса и публичната администрация на равна нога с оригиналите.

До това се случи, има възможност, че електронните документи, представени на държавните органи като доказателство или съдебни органи, както доказателствата, няма да бъдат взети под внимание. Въпреки това, делът на електронни документи в документацията поточни организации генералските се разраства бързо, и да пренебрегват този важен аспект на опазването на електронни документи, за да се гарантира тяхната автентичност, би било най-малкото неразумно.